En el fondo, Kanban es pura lógica y orden. Y se puede aplicar a todo.

Tengo hijos pequeños, curiosos, como todos los niños. Y quieren saber en qué consisten mis clases. Me encanta explicárselo. Lo mejor de todo es que, cuando encuentran utilidad a lo que les cuento, les gusta ponerlo en práctica.

Así que Carlos no tardó en montar su primer panel Kanban después de mi explicación. Le ayuda a ordenar sus deberes y tareas de una manera visual, simplificando el proceso e identificando los puntos débiles y dónde tiene que poner más esfuerzo.

¿Por qué es tan sencillo de entender y de aplicar?

Porque hay 6 conceptos básicos en Kanban que nos ayudan a gestionar la complejidad de un producto o servicio y nos permite identificar pistas de los problemas y de cómo mejorar, de una forma no disruptiva.

1. VISUALIZA EL TRABAJO.

El método Kanban nace de los principios de Lean,  adaptándolos al trabajo no visible del conocimiento. Porque no puedes ver  el trabajo acumulado en tu ordenador.

Sobre el tablero Kanban colocamos las tarjetas que representan cada uno de los trabajos que hay que hacer en un equipo, y esto nos permite observar el flujo del trabajo, de un individuo o de un grupo. Este flujo circula de izquierda a derecha a través de distintas actividades que aportan valor.

En el caso de servicios con grandes cantidades de peticiones de trabajo, los cuadros de mando sustituyen a los tableros Kanban. A través de estos cuadros podemos observar la evolución del trabajo, detectar problemas tempranos, acuerdos de calidad de servicio, etc.

 

Visualiza el trabajo limita el trabajo en progreso gestiona el flow implementa politicas explicitas

2. LIMITA EL TRABAJO EN PROGRESO.

Empezar y terminar una tarea, y evitar tener miles de tareas en proceso. Esto articula un sistema en el que el siguiente trabajo a realizar no comienza hasta que no se ha liberado capacidad dentro del sistema, evitando el cúmulo de “cosas a medias”.

Existen diferentes formas de limitar el WIP o trabajo en progreso; por actividad, por persona…

3. GESTIONA EL FLOW.

Como consecuencia, Kanban busca maximizar la cantidad de trabajo entregado. Es, además, un método predictivo. Mediante evidencias, podemos identificar los cuellos de botella, acumulación de trabajo “a medias” (WIP), bloqueos, fuentes de variabilidad y problemas de calidad. Esto nos permite adelantarnos a estos problemas y permitir un flujo armonioso del trabajo hasta el cliente. “Be water, my friend

4. IMPLEMENTA POLÍTICAS CONCRETAS.

En sistemas complejos donde interactúan diversos individuos y/o equipos y niveles, hacen falta reglas sencillas y claras que aseguren una interacción efectiva y que permitan fluir el trabajo de la forma más eficiente posible.

Es imprescindible que todas estas políticas y acuerdos entre individuos o equipos estén visibles y representadas en los distintos flujos de trabajo, ya que ayudan a cuestionar su validez y fomenta que se revisen de forma frecuente.

Algunos ejemplos de estas políticas son: límites de WIP, tipos de trabajo o SLA.

 

5. IMPLEMENTA FEEDBACK LOOPS.

En la organización de actividades y servicios se crea una red en la que todos estos servicios son interdependientes. La interacción entre ellos es clave para mejorar el flujo.

Los feedback loops articulan la toma de decisiones, de inspección de producto, mercado o servicio y de cómo realizamos el trabajo y ponemos en marcha los cambios necesarios para continuar mejorando.

Estos feedback loops son reuniones periódicas a distintos niveles de la organización. No se trata de hacer nuevas reuniones, sino de localizar lo realmente importante basándose en evidencias.

 

6. MEJORA DE FORMA COLABORATIVA Y EVOLUCIONA.

El método Kanban es fundamentalmente un método de mejora. No persigue un estado final. El contexto se mueve y evoluciona y la organización debe evolucionar y moverse con él.

Para poder entender la complejidad de este flujo continuo de movimiento se usan distintos modelos que nos permite validar hipótesis, como la Teoría de las restricciones, la Teoría de la variación y como afecta a los procesos, la Teoría de la complejidad o el Pensamiento sistémico.